АРХИВ СЕРДЦЕ ОРГАНОВ ЗАГС

В России обязательная регистрация фактов, влияющих на гражданское состояние была введена в 1722 году и находилась в ведении церковных органов. В период царствования Петра 1 были изданы указы, в которых все местное население приписывалось к церковным приходам. Записи рождения, брака и смерти велись в метрических книгах. Обязательная регистрация актов гражданского состояния в церковных органах находилась до Октябрьской революции. При советской власти, когда было произведено отделение церкви от государства, запись важнейших фактов была передана государственным органам. 18 декабря 1917 года ВЦИК СНК РСФСР были приняты Декреты «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов гражданского состояния», «О расторжении брака», «О рождении». Органы регистрации гражданского состояния в Московской губернии начали создаваться в середине 1918 года. Это были уездные и волостные отделы ЗАГС, с середины 20-х годов начали создаваться поселковые и сельские отделы ЗАГС. В конце 1919 года был образован губернский архив ЗАГС, который первоначально предназначался только для хранения метрических книг, составленных на территории Москвы и Московской губернии.
Записи актов гражданского состояния составлялись в двух экземплярах, первый оставался на хранении в отделе ЗАГС, где он непосредственно был составлен, второй направлялся в уездный ЗАГС. С 1918 года по 1928 год деятельностью органов ЗАГС Московской губернии руководил губернский отдел ЗАГС. С 1929 года в стране началась реорганизация системы административно- территориального деления, постановлением ВЦИК от 14 января 1929 года Московская губерния как административно-территориальная единица была ликвидирована.

В связи с преобразованием уездов и волостей в районы на совещании секретарей уездных, волостных и городских исполнительных комитетов и председателей сельских советов области 15 апреля 1929 года было решено обеспечить обязательную сохранность метрических книг и актовых книг уездных и волостных отделов ЗАГС и их последующую передачу в тот районный отдел ЗАГС, на территории которых они будут находиться.

В сентябре 1929 года на 1 съезде Советов Московской области было принято решение о преобразовании губернских органов власти и органов управления в областные и 1 октября 1929 года Московский губернский отдел ЗАГС был преобразован в Московский областной отдел ЗАГС.

В 1929 году при областном отделе ЗАГС по-прежнему действовал специализированный архив для хранения метрических книг Москвы и Московской губернии и с 1 октября 1929 года в архив стали поступать на хранение вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные на территории Московской области, а также составленные ранее на территории Московской губернии.
В 1931 году при разделении управления Московской области и города Москвы был разделен и областной архив ЗАГС.
Сохранение документального наследия прошлого - государственная задача, один из признаков развитой цивилизации.

Основным направлением деятельности органа ЗАГС является государственная регистрация актов гражданского состояния. Ежедневно работники ЗАГС, составляя записи актов создают документы, имеющие историческое, социальное, культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.
Сегодня нельзя недооценивать важности архивов органов ЗАГС. В последние годы в связи с процессами оформления собственности, приватизации, наследства, гражданства, льгот и пособий значительно усилился интерес жителей Подмосковья к архивным документам.
Актовые книги подлежат постоянному хранению, то есть не уничтожаются, а только меняют место хранения. В соответствии с Федеральным законом РФ «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143 ФЗ срок хранения актовых книг в органах ЗАГС - 100 лет. По истечение этого срока актовые книги передаются на хранение в государственные архивы.
Были переданы на постоянное хранение в Центральный исторический архив Москвы метрические книги Московской духовной консистории по 1917 год включительно, а в 1997 году в Центральный государственный архив Московской области переданы книги волостного периода 1918-1928 годов.
Ежегодно архивный фонд органов ЗАГС Московской области пополняется более чем на 1,2 тыс. актовых книг.
Архивный фонд органов ЗАГС согласно действующему законодательству состоит из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Они хранятся соответственно по месту составления записи акта.

В Главном управлении ЗАГС Московской области сформирован фонд из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных органами ЗАГС Московской области за период с 1929 года по 31 сентября 2018 года; первых экземпляров, составленных в консульских учреждениях Российской Федерации и Советского союза за границей за период с 1921 по 1978 год; вторых экземпляров, составленных в консульских учреждениях Российской Федерации и Советского союза с 1979 года по 31 сентября 2018 года.
На протяжении 100 лет существования органов ЗАГС Российской Федерации менялись не только процедуры регистрации актов гражданского состояния, порядок регистрации, оформление свидетельств и актовых записей, но и менялись требования по хранению и порядку хранения актовых записей.
Процесс хранения и поиска записей до 2000 года был трудоемким и сложным.
Для облегчения поиска актовых записей использовались специальные карточки, которые составляли, целую картотеку. Документы и справки выписывались «от руки».
С 2000 года в систему органов ЗАГС Московской области вошла компьютеризация.
Для Московского областного архива и органов ЗАГС была разработана и внедрена ведомственная автоматизированная система, в которой не только был доступен и облегчен поиск актовых записей, но осуществилась возможность составление актовых записей в электронном виде, тем самым способствуя составлению электронного архива Московской области.
Перед органами ЗАГС Московской области стояла ответственная задача – оцифровать все имеющиеся записи в электронный вид (внести в новую систему). Так через некоторое время появился электронный архив Московской области. Более 19 млн актовых записей, со дня организации системы органов ЗАГС в Московской области, были внесены в ведомственную систему. Таким путем пошли и другие регионы Российской Федерации – создали свои ведомственные системы.

Однако прогресс не стоит на месте. Сведения органов ЗАГС всегда были основой для всей жизнедеятельности граждан. Опираясь на статистические данные органов ЗАГС составляется экономический прогноз жизнедеятельности населения, отслеживается миграция, рождаемость, смертность, исходя из количества созданных семей составляется прогноз по предоставлению рабочих мест, строительства нового жилья, открытия социально значимых инфраструктур (школы, детские сады и т.д.) и многое другое.
Так, в 2016 году было принято решение о создании Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (Указа Президента Российской Федерации от 15 января 2016 года № 13 ).
Полномочия по созданию Реестра возложены на Федеральную налоговую службу.
Основа единого Реестра - это программное обеспечение, разработанное ФНС России, в котором осуществляется государственная регистрация всех видов записей актов, производятся действия, касающиеся изменения уже существующих записей, в том числе действия по выдаче повторных документов.
Фактически создана единая облачная среда органов ЗАГС Российской Федерации, в которой уполномоченные сотрудники органов ЗАГС, после подтверждения права на доступ к системе, смогут выполнять любое действие по государственным услугам в сфере актов гражданского состояния, используя при этом все преимущества централизованной системы хранения данных.
А именно:
· онлайн доступ к ранее составленным актовым записям независимо от места их нахождения на территории Российской Федерации, который в ряде случаев необходим для совершения того или иного действия органом ЗАГС
· возможность прямо в день обращения получить повторный документ: свидетельство или справку, даже если сама запись хранится в другом субъекте РФ
· возможность появления новых сервисов для граждан, как например предоставление в личном кабинете ЕПГУ сведений из записей актов о себе и своих несовершеннолетних детях
· перспектива в будущем использовать сведения Реестра ЗАГС как основной источник формирования Реестра населения
· взаимодействие всех участников системы актов гражданского состояния - органов ЗАГС разных субъектов РФ только в электронной форме.*


(*в статье использован источник https://zags.nalog.ru/)

С 2018 года в органы ЗАГС Российской Федерации широкими шагами вошла цифровизация.
В 2020 году органы ЗАГС завершили масштабную работу по наполнению Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, в который передано более 22 млн. записей актов только по Московской области, хранящихся на бумажном носителе и электронном виде в органах ЗАГС с 1926 года.
С 1 января 2021 года все записи актов гражданского состояния, зарегистрированные с 1926 года, содержатся в Едином государственном реестре ЗАГС. Это позволяет заявителям тратить меньше времени на получение повторных свидетельств и справок и значительно упрощает работу сотрудников. Теперь повторные свидетельства и справки можно получить в день обращения в любом загсе. Ранее эта процедура занимала до 30 дней: для выдачи повторного документа из другого региона необходимо было направлять туда письменный запрос.
Но прогресс не стоит на месте. Уже с 2022 года на портале Госуслуги начнут работу сервисы «Рождение ребенка» и «Утрата близкого человека». Свидетельства о рождении и смерти в электронном виде по запросу будут поступать из единой государственной системы здравоохранения в ЕГР ЗАГС. Благодаря этому регистрировать рождение и смерть близкого человека можно будет без личного обращения в ЗАГС.
Следующий этап технологического процесса в органах ЗАГС уже начнется с 2023 года. Благодаря интеграции с разными системами Единого реестра ЗАГС, заработает в полном объеме реестровая модель хранения сведений о гражданине, когда ему не нужно будет получать свидетельство из органов ЗАГС.
Не смотря на то, что в нашей жизни широко используются компьютерные технологии и технический прогресс не стоит на месте, все таки большую ценность в регистрации актов гражданского состояния имеет первоначальный документ на бумажном носителе – это первоисточник сведений о жизни человека, от его рождения до последнего документа в его жизни.